קליניקת פיזיותרפיה - בוט ווטסאפ שחסך 40 שעות בחודש
כיצד קליניקה עם 3 מטפלים ביטלה לחלוטין את ניהול התורים הידני ושיפרה את שביעות רצון המטופלים תוך שבועיים.
קליניקת ריפוי
בוט חכם | פעיל 24/7
האתגר
קליניקת פיזיותרפיה בתל אביב עם שלושה מטפלים ניהלה את כל תיאום התורים דרך ווטסאפ אישי. כל הודעה שנכנסה חייבה תגובה ידנית, בדיקת יומן זמינות, עריכת אישור ושליחתו - תהליך שנמשך עד שעה לעיתים.
בשבועות עמוסים, המזכירה הייתה מבלה 10-12 שעות בשבוע אך ורק על ניהול תורים. ביטולי הרגע האחרון היו נפוצים ולא היה מנגנון לתזכורות אוטומטיות. כל תור שבוטל בלי מלוי נוסף הפך לאובדן הכנסה ישיר.
הצוות רצה להתמקד בטיפול עצמו - לא בלוגיסטיקה. הם ניסו גיליונות אקסל ויומנים שיתופיים, אבל שום פתרון לא ייעל את ממשק ווטסאפ שהמטופלים כבר היו רגילים אליו.
הפתרון
בוט ווטסאפ Business עם אינטגרציית יומן בזמן אמת
- אבחון מלא של תהליך קביעת התור מהרגע שמטופל שולח הודעה ועד לאישור
- הטמעת WhatsApp Business API עם בוט שמזהה כוונת קביעה
- אינטגרציה עם יומן Google Calendar של הקליניקה לבדיקת זמינות בזמן אמת
- תסריטי שיחה מדויקים לשאלות נפוצות - ביטוחים מוכרים, מחירים, הכנה לטיפול
- מנגנון תזכורות אוטומטי 24 שעות לפני כל תור עם אפשרות ביטול בלחיצה
- ניתוב חכם לנציג אנושי כשהשאלה מורכבת מדי לבוט
- דשבורד ניהול שמציג נתוני תורים, ביטולים ואחוז מילוי בזמן אמת
תהליך הפרויקט
אבחון ומיפוי תהליכים
ניתוח מלא של כל שיחות ווטסאפ מחצי שנה אחורה, זיהוי סוגי פניות, זמני תגובה ממוצעים ושאלות חוזרות.
תכנון אדריכלות הבוט
בניית עץ שיחה מלא, הגדרת מצבים (קביעת תור, ביטול, שאלה נפוצה, ניתוב לנציג), כתיבת כל הטקסטים.
פיתוח ואינטגרציה
חיבור WhatsApp Business API, אינטגרציית Google Calendar, בניית מנגנון התזכורות ודשבורד הניהול.
בדיקות ועדכון תסריטים
הרצת 200 בדיקות שיחה, עדכון תסריטים לפי תוצאות, כיוון דיוק הכוונות.
השקה חיה וליווי
השקה בשעות שיא, ניטור בזמן אמת ב-48 השעות הראשונות, כיוון אחרון לפי הודעות אמיתיות.
תוצאות מדידות
מה השגנו
תוך שבועיים מהשקת הבוט, הצוות כבר הרגיש את ההבדל. המזכירה חזרה לתפקידה המקורי - שירות מטופלים פנים אל פנים. ביטולי הרגע האחרון ירדו בחצי כי כל מטופל קיבל תזכורת אוטומטית ויכול לבטל בקליק אחד, מה שאפשר למלא את החריץ במהירות. אחוז מילוי היומן עלה מ-71% ל-89%, שמתורגם להגדלת הכנסה של כ-18% ישירה מאותו יום עבודה.
הבוט לא החליף אף אחד - הוא החזיר לנו את הזמן שהיינו מבזבזים על לוגיסטיקה. עכשיו אנחנו מתמקדים בטיפול.
רוצה תוצאות דומות?
נשמח לשמוע על העסק שלך ולבדוק יחד איפה אוטומציה ו-AI יכולים לייצר הכי הרבה ערך.
בואו נדבר